Dokumentacja-RODO

Wdrożenie w życie przepisów RODO postawiło firmy przed pytaniem dotyczącym poprawności funkcjonowania procesów związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych. Jednym z tego typu procesów jest dokumentacja RODO. Czy w myśl obecnie obowiązujących przepisów jest ona potrzebna w firmie?

 

Dokumentacja RODO w firmie — prawo czy obowiązek?

 

Przepisy RODO regulują kwestie dotyczące swobody przepływu danych osobowych oraz ich ochrony. Nowe rozporządzenie nakłada sprecyzowane prawa i obowiązki na administratorów danych osobowych. Decyduje to o tym, że wielu właścicieli firm  poddaje dokładnym analizom prawidłowość wdrożenia RODO w swoich przedsiębiorstwach, zastanawiając się jednocześnie czy są zobowiązani do tworzenia dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych lub czy wytworzone dokumenty są adekwatne do realizowanej w firmie polityki RODO. 

 

Należy zauważyć, że przepisy RODO nie określają dokładnych wytycznych odnośnie zasad prowadzenia dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych. Nie regulują również kwestii tego, co taka dokumentacja powinna zawierać.  Tymczasem niezależnie od jej wielkości czy zakresu prowadzonej działalności, dokumentacja RODO jest niezbędnym elementem w każdej firmie. Ustawodawca, jak wcześniej zaznaczono, nie określa w żaden sposób rodzaju oraz treści tego typu dokumentacji. Nie daje to jednak prawa przedsiębiorcom do jej pominięcia w funkcjonowaniu firmy. Brak sprecyzowanych wymogów prawnych czy formalnych pozwala bowiem na dużą swobodę działań administratorów danych w zakresie wdrażania i prowadzenia dokumentacji dotyczącej przetwarzania i ochrony danych osobowych. Istotne jest, by była ona odpowiednio dopasowana do wielkości czy zakresu działalności danego przedsiębiorstwa. Jakość prowadzonej dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy. Dokładne sprecyzowanie procesów i szczegółowych instrukcji postępowania w danych sytuacjach  decyduje bowiem o efektywności prowadzonej działalności w zakresie ochrony danych.

 

Jakie korzyści daje dokumentacja RODO w firmie?

 

Wdrażając dokumentację RODO, firma tworzy jasno określone normy postępowania w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych. Dokumentacja porządkuje i wskazuje sposoby postępowania z danymi i przez to decyduje o poziomie bezpieczeństwa gromadzonych i przetwarzanych informacji w firmie. Administrator danych odpowiada nie tylko za przestrzeganie regulacji prawnych zawartych w rozporządzeniu, ale także za potwierdzenie zgodności procesów gromadzenia i przetwarzania danych z obecnie obowiązującymi przepisami. Zobowiązanie to wynika bezpośrednio z rozporządzenia RODO. 

 

Wdrożenie dokumentacji RODO w firmie

 

Efektywna dokumentacja RODO wymaga precyzyjnej analizy potencjalnych ryzyk dotyczących przetwarzania i ochrony danych, jakie mogą wystąpić w firmie, a następnie wdrożenia opracowanego systemu bezpieczeństwa. Zarówno system bezpieczeństwa, jak również dokumentacja RODO wymagają kompleksowego systemu zarządzania, który powinien podlegać aktualizacji oraz stałemu doskonaleniu. 

 

Wdrożenie ogólnej dokumentacji RODO, bez analizy procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, nie jest możliwe. Dokumentacja taka nie będzie bowiem odpowiednia dla każdej organizacji. RODO nie reguluje kwestii związanych z nazwami dokumentów, jakie powinna posiadać firma. Istnieją jednak pewne odstępstwa. Przykładowo Urząd Ochrony Danych Osobowych zaznacza, że dokumentację mogą stanowić m.in.: rejestry czynności przetwarzania i zakres rejestrów kategorii czynności przetwarzania (art. 30 RODO), procedury prowadzenia wewnętrznej dokumentacji będących rejestrami naruszeń ochrony danych (art. 34 RODO) czy też raporty z przeprowadzonej analizy ryzyka. W dokumentacji RODO powinny znaleźć się także procedury dotyczące szkoleń, nadawania upoważnień oraz sprecyzowana polityka ochrony pozyskiwanych i przetwarzanych informacji. Kluczowym jest natomiast, by firma wdrażając dokumentację RODO miała na uwadze przede wszystkim jej treść i zakres przedmiotowy. 

źródło: iSecure.pl – Inspektor ochrony danych