Utylizacja dokumentacji w firmie to ostatni etap ich przetwarzania. Usunięcie niepotrzebnych materiałów, szczególnie tych zawierających dane osobowe oraz tajemnice przedsiębiorstwa, musi być zrealizowane zgodnie z prawem i w sposób uniemożliwiający odzyskanie zniszczonych informacji.

Każda firma zna ten problem – dokumentów i różnego rodzaju papierów, segregatorów, teczek przybywa, a miejsca wcale więcej się nie robi. Część z nich musi być przechowywana, bo jest na przykład podstawą działalności przedsiębiorstwa, mogą to być umowy z pracownikami, kontrahentami, ale też na przykład dokumentacje techniczne potrzebne do funkcjonowania różnego rodzaju maszyn i sprzętów. Jednak z czasem wiele z tych dokumentów się dezaktualizuje. Niektórym kończy się czas archiwizacji inne tracą szybko na ważności. Dlatego wiele dokumentów może podlegać zniszczeniu. Jednak do takiego procesu warto się też odpowiednio przygotować.

Jakie dokumenty podlegają zniszczeniu

Najważniejszą decyzją do podjęcia w tym przypadku jest to, co będzie podlegać zniszczeniu. Należy mieć absolutną pewność, że dokumenty te nie będą już nikomu potrzebne, skończył się wymagany okres ich przechowywania, a dane tam zawarte są błędne lub nieaktualne. Właściwie przeprowadzony proces niszczenia dokumentów uniemożliwia bowiem ich późniejsze odtworzenie. Nie bez znaczenia jest też to, w jaki sposób są one przechowywane – czy są to dokumenty papierowe gromadzone w teczkach lub segregatorach, czy może takie, które są zapisane w formie elektronicznej na różnego rodzaju nośnikach, jak płyty, dyskietki czy pendrive’y i dyski zewnętrzne. To może być zresztą dodatkowy argument do tego, by podjąć się zniszczenia różnego rodzaju dokumentów. Może się bowiem okazać, że są one zapisane na takich nośnikach, których firma nie potrafi nigdzie odtworzyć, bo na przykład były nagrywane na przestarzałym sprzęcie. Nie można jednak zapominać o tym, że te dane wciąż na tych nośnikach są, a to, że nie da się ich uruchomić jest kwestią tylko doboru właściwego urządzenia. Dlatego tego typu elementy również należy przeznaczyć do profesjonalnego zniszczenia.

Ograniczenie zbędnych elementów do zniszczenia

Może się okazać, że nie każdy element związany z przechowywanymi dokumentami również będzie musiał być zniszczony. Wiele teczek, segregatorów, koszulek na dokumenty czy pudełek na płyty można wykorzystać po raz kolejny. Mało tego, jeśli do zniszczenia będą same dokumenty, bez dodatkowych elementów, można z powodzeniem zmieścić ich więcej, a tym samym sprawić, że cała usługa będzie bardziej ekonomiczna i opłacalna.

Właściwe przechowywanie dokumentów

Nie można zapominać o tym, że nawet jeśli część dokumentów jest przeznaczona do zniszczenia, to i tak trzeba je w odpowiedni i bezpieczny sposób przechowywać. One wciąż mogą zawierać różnego rodzaju dane osobowe, dane wrażliwe, które nie mogą wyjść na zewnątrz. A i posługiwanie się nimi wewnątrz firmy jest ściśle regulowane prawem. Można takie dokumenty przechowywać w specjalnej szafce ustawionej w biurze, sekretariacie czy innym miejscu firmy. Taka szafka ma wszystkie niezbędne zabezpieczenia, dzięki czemu nie ma ryzyka, że ktoś mógłby podejrzeć, jakie dokumenty – a przez to też jakie dane – można znaleźć w środku.

Wybór profesjonalnej firmy, która zajmuje się niszczeniem dokumentów, daje gwarancję, że również w czasie transportu dokumentów do niszczarni oraz samego procesu utylizacji, wszystkie elementy są zabezpieczone, a każdy dokument będzie zniszczony tak, że nie będzie możliwe jego późniejsze odtworzenie. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i tych zapisanych w wersjach elektronicznych na różnego rodzaju nośnikach. Taka firma pomoże w także w oszacowaniu tego, jak często należy w danym przedsiębiorstwie przeprowadzać proces niszczenia dokumentów, a także jak go zoptymalizować pod kątem kosztów i częstotliwości. Podpowie także, jakie są możliwe rozwiązania w przypadku przechowywaniu dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów